Conditions et confidentialité

ARKEUS est une plateforme d’exploitation d’entreprise à espaces de travail distincts qui réunit les clients et contacts, les occasions de vente, les projets, les tâches, les documents, les soumissions, les factures, les portails, les flux, les agents planifiés, les services connectés, l’assistance IA, la voix et le journal d’activité. Les fonctions accessibles dépendent du forfait, du rôle, de la configuration et des fournisseurs connectés.

Les logiciels sur mesure, le conseil, l’implantation et les services gérés sont des services professionnels distincts. Une proposition, un énoncé de travaux ou une autre entente signée pour ces services prévaut en cas de conflit avec les présentes conditions.

Vous devez avoir la capacité juridique de conclure cette entente et, si vous agissez pour une organisation, le pouvoir de l’engager. Les propriétaires et administrateurs contrôlent les membres, les rôles, les systèmes connectés, les invitations aux clients et partenaires, ainsi que les choix de facturation.

Les comptes d’opérateur exigent la vérification du courriel et l’authentification à deux facteurs par une application d’authentification. Gardez le mot de passe, l’accès à l’application et les codes de récupération confidentiels, fournissez des renseignements exacts et avisez-nous sans tarder de tout accès non autorisé soupçonné. Une activité effectuée par un compte est réputée autorisée par son espace de travail, sauf si la compromission nous a été signalée et que nous avons eu une possibilité raisonnable d’intervenir.

Starter, Pro et Business sont des abonnements mensuels renouvelés automatiquement jusqu’à leur annulation. La disponibilité, le prix et la capacité d’Enterprise sont définis dans une entente distincte. Les descriptions et limites affichées au paiement font partie de l’achat.

Un nouvel espace de travail admissible peut commencer un essai de 7 jours avec un mode de paiement. La capacité d’essai et l’IA financée par ARKEUS sont limitées. À la fin de l’essai, l’abonnement mensuel choisi commence automatiquement, sauf s’il a été annulé auparavant.

L’essai est limité à un par client, boîte courriel vérifiée sous-jacente, espace de travail et mode de paiement admissible. Les alias d’une même boîte sont considérés comme une seule identité aux fins d’admissibilité. Nous pouvons refuser ou interrompre les essais répétés, automatisés, abusifs ou liés à la fraude. L’annulation empêche le prochain renouvellement sans supprimer les données. Une hausse de forfait peut prendre effet immédiatement avec ajustement au prorata; une baisse prend normalement effet à la prochaine période de facturation.

Les prix publiés utilisent le dollar canadien comme devise de base pour la comptabilité et les contrôles de marge d’ARKEUS. Stripe Checkout peut présenter et facturer en CAD, USD, GBP, EUR ou dans une autre devise prise en charge selon l’emplacement du client. Le montant final, la devise, les taxes et le prix de renouvellement affichés par Stripe avant la confirmation sont ceux que vous autorisez.

Stripe effectue la conversion de devises et le traitement du paiement. Votre banque ou l’émetteur de votre carte peut imposer ses propres frais de conversion ou d’opération internationale. Les taxes de vente applicables sont calculées et ajoutées au paiement. Vous autorisez Stripe à débiter le mode de paiement enregistré pour les renouvellements, les changements de forfait et les achats que vous approuvez.

Sauf lorsque la loi l’exige, les frais d’abonnement et les services consommés ne sont pas remboursables. Un paiement échoué, annulé ou contesté peut suspendre les fonctions payantes, tandis que l’espace de travail est conservé conformément aux présentes conditions.

L’assistant peut lire le contexte permis de l’espace de travail, préparer du contenu, créer et mettre à jour des dossiers, assembler des flux et des organisations, utiliser les services connectés et exécuter des agents planifiés dans les limites des autorisations et plafonds de dépense configurés. Il peut se tromper, être incomplet ou subir la panne d’un fournisseur.

Les actions nécessitant une approbation humaine sont décrites avant leur exécution. L’approbation autorise l’action précise présentée; ARKEUS la confirme puis tente l’action auprès du service concerné. Une approbation ne garantit pas qu’un fournisseur tiers l’acceptera ou la terminera.

Vous demeurez responsable de vérifier les résultats et approbations, de choisir les destinataires, d’assurer la légalité des communications et de valider les décisions importantes. Les résultats d’ARKEUS ne constituent pas des avis juridiques, comptables, fiscaux, médicaux ou financiers et ne remplacent pas un professionnel qualifié.

Une connexion autorise ARKEUS à accéder au compte et aux portées que vous avez choisis chez le fournisseur. Les conditions, limites et frais du fournisseur continuent de s’appliquer. Une connexion absente, défaillante, expirée ou révoquée peut empêcher le travail; ARKEUS indiquera cette dépendance plutôt que de prétendre que l’action a réussi.

Les clés IA fournies par l’organisation ne sont disponibles que lorsque le forfait Business, Enterprise ou des conditions commerciales écrites le permettent. Ces appels sont facturés directement par le fournisseur, ne consomment pas de Crédits IA ARKEUS et restent soumis aux autorisations, à la sécurité et aux plafonds d’exécution d’ARKEUS.

Les Crédits IA sont des unités d’utilisation pour les services d’IA et de voix financés par ARKEUS. L’utilisation vérifiée chez le fournisseur est convertie selon les règles de mesure en vigueur et arrondie au crédit entier supérieur. Les crédits ne sont pas de l’argent, n’ont aucune valeur en espèces et ne sont pas transférables.

Les crédits inclus dans un forfait ou un essai expirent à la fin de la période de facturation et ne sont pas reportés. Les crédits achetés sont un achat ponctuel. Ils n’expirent pas tant que le compte demeure actif, mais leur utilisation exige un abonnement ou un essai admissible actif.

Les crédits consommés ne sont pas remboursables, sauf lorsque la loi l’exige. Un remboursement, une annulation ou un litige de paiement perdu retire les crédits achetés non utilisés correspondants. S’ils ont déjà été consommés, nous pouvons suspendre l’IA financée par ARKEUS jusqu’au règlement du solde.

Vos dossiers, instructions, fichiers et contenus d’affaires vous appartiennent. Vous nous accordez uniquement l’autorisation nécessaire pour les héberger, les traiter, les transmettre et les sauvegarder afin de fournir, sécuriser et soutenir le service. Nous ne les vendons pas, ne les utilisons pas pour la publicité et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles.

ARKEUS, son interface, ses flux, son logiciel et sa documentation demeurent notre propriété ou celle de nos concédants. Pendant une autorisation d’accès active, nous vous accordons un droit limité, non exclusif et non transférable d’utiliser la plateforme pour vos activités internes.

N’utilisez pas la plateforme pour enfreindre la loi ou les droits d’autrui; envoyer des communications illégales, trompeuses ou non consenties; téléverser du code malveillant; sonder ou contourner la sécurité; extraire ou surcharger le service; éviter les approbations, limites ou contrôles de paiement; partager un accès de façon irrégulière; ni tenter d’obtenir les données, identifiants ou instructions système d’un autre espace de travail.

Vous devez disposer d’un fondement légal pour les renseignements personnels et communications placés dans ARKEUS. Nous pouvons limiter, bloquer, examiner ou suspendre une activité qui menace la plateforme, crée des coûts de fournisseur anormaux ou expose une personne à un préjudice.

Nous travaillons à maintenir ARKEUS disponible, mais la maintenance, les défauts, les conditions Internet et les pannes de fournisseurs arrivent. Les fonctions qui dépendent d’OpenAI, Google, Stripe ou d’un autre service connecté sont indisponibles lorsque ce service ou son autorisation l’est.

La plateforme est fournie selon sa disponibilité et telle quelle, sans garantie autre que celles auxquelles la loi ne permet pas de déroger. Nous ne garantissons ni un fonctionnement ininterrompu, ni un résultat IA particulier, ni un résultat commercial, un prospect, une vente, un délai de livraison ou la compatibilité avec chaque changement apporté par un tiers.

Dans la mesure permise par la loi, aucune partie n’est responsable des dommages indirects, accessoires, particuliers ou consécutifs, des pertes de profits ou d’occasions, ni des pertes causées par un résultat IA non vérifié ou un service tiers.

Dans la mesure permise par la loi, notre responsabilité totale découlant de la plateforme est limitée aux frais de plateforme payés par l’espace de travail concerné au cours des douze mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation. Rien ne limite une responsabilité que la loi interdit de limiter.

Vous pouvez annuler le renouvellement en tout temps et demander une exportation ou une suppression. Nous pouvons suspendre l’accès en cas de violation importante, de menace à la sécurité, d’utilisation automatisée anormale, d’activité illégale ou de somme impayée, et nous expliquerons la raison lorsque la loi et les opérations le permettent.

À la fermeture d’un compte, les données suivent le calendrier de conservation de la politique de confidentialité. L’annulation seule n’efface pas les dossiers. Les dispositions relatives aux obligations de paiement, à la propriété, à la responsabilité, à l’utilisation acceptable et aux différends survivent lorsque leur nature l’exige.

Nous pouvons mettre à jour le service et les présentes conditions à mesure qu’ARKEUS évolue. La date ci-dessus identifie la version en vigueur et les changements importants sont annoncés dans la plateforme avant leur entrée en vigueur lorsque cela est raisonnablement possible.

Une entente Enterprise, un énoncé de travaux ou une entente de traitement des données signé prévaut sur les présentes conditions uniquement pour la matière qu’il vise expressément. Le reste des présentes conditions continue de s’appliquer.

Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec, Canada, sans écarter les droits obligatoires qui vous sont applicables. Toute question sur ces conditions peut être adressée à privacy@arkeus.tools.

Des opérateurs : votre nom, votre adresse courriel, le haché de votre mot de passe, le matériel d’authentification et les codes de récupération chiffrés, le profil de l’organisation, votre rôle, vos préférences, votre fuseau horaire, l’état de l’abonnement, vos communications de soutien et les dossiers d’affaires que vous créez.

Des clients et partenaires : le nom, le courriel et le mot de passe de toute personne invitée à un portail, de même que les messages et fichiers qu’elle y échange avec vous.

Des formulaires publics : ce que la personne y inscrit : nom, courriel, téléphone et entreprise s’il y a lieu, son message, et ses réponses aux questions que vous avez ajoutées.

De votre travail avec ARKEUS : les instructions, le texte des conversations, les transcriptions vocales, les souvenirs que vous enregistrez expressément, les approbations, les instructions d’agents et de flux, les résultats d’outils, les totaux d’utilisation, les erreurs et l’historique vérifiable de l’espace de travail.

Des comptes connectés : l’identité du compte, les portées accordées, les autorisations chiffrées et uniquement les données du fournisseur nécessaires à l’action demandée ou configurée. La déconnexion met fin aux accès futurs.

Des appareils et contrôles de sécurité : les identifiants de session, les caractéristiques du navigateur et de l’appareil, des signaux réseau et de sécurité généraux, ainsi que des valeurs hachées servant à protéger les comptes, essais, formulaires et plafonds de dépenses.

ARKEUS transmet au fournisseur d’IA ou de parole le minimum pertinent d’instructions, de contexte d’espace de travail et de résultats d’outils nécessaire à la fonction choisie. Une conversation vocale en direct transmet l’audio au service de parole configuré; ARKEUS peut conserver la conversation résultante et son journal, mais ne traite pas l’audio brut du microphone comme un dossier d’affaires, sauf si vous soumettez délibérément un flux d’enregistrement.

Les fournisseurs connectés reçoivent les commandes et le contenu nécessaires à une lecture ou une action autorisée. ARKEUS conserve les autorisations des fournisseurs chiffrées et séparées des dossiers ordinaires. Un administrateur contrôle les connexions d’affaires; les connexions personnelles demeurent liées à l’utilisateur qui les a autorisées.

Les données de votre espace de travail ne servent pas à entraîner les modèles d’ARKEUS. Le traitement par les fournisseurs est régi par nos ententes commerciales avec eux et par les conditions applicables à votre propre compte connecté ou à la clé de votre organisation.

Stripe recueille directement les renseignements du mode de paiement et de facturation, calcule les taxes applicables, applique les contrôles antifraude, traite les devises prises en charge et gère les débits récurrents. ARKEUS ne conserve ni numéro complet de carte ni identifiant bancaire.

Nous conservons les identifiants Stripe du client, du paiement, de l’abonnement, des factures, remboursements et litiges, ainsi que l’état vérifié des paiements, les montants, devises, taxes et frais, afin d’accorder l’accès, d’empêcher les essais répétés, de rapprocher les crédits, de tenir les registres comptables et de répondre aux litiges.

Les pages publiques (l’accueil, celle-ci et les formulaires) utilisent Google Analytics pour compter les visites et voir quelles pages sont lues. C’est désactivé tant que vous ne l’autorisez pas : aucun script ne se charge et aucun témoin n’est déposé avant que vous ne choisissiez Autoriser dans l’avis au bas de la page. Choisir « Non merci » signifie que la balise n’est jamais chargée.

Google reçoit une adresse de page, une localisation approximative et le type d’appareil. Jamais votre nom, votre courriel, ni quoi que ce soit que vous avez saisi dans un formulaire. Pour changer votre réponse, effacez les données de ce site dans votre navigateur et l’avis réapparaîtra.

Jamais dans l’application. La mesure d’audience ne se charge que sur les pages publiques. Les adresses des pages authentifiées contiennent des noms de clients et des numéros de dossiers ; les mesurer reviendrait à livrer à un tiers la structure de votre entreprise plutôt qu’un simple décompte de pages.

Aucun traceur publicitaire, et rien qui vous suive sur d’autres sites. Hormis le témoin de mesure d’audience décrit plus haut, qui n’existe que si vous l’avez autorisé, les seuls témoins sont ceux qui vous gardent connecté.

Les adresses IP provenant des formulaires publics ne sont jamais conservées. Elles sont hachées à l’arrivée et seul le haché est gardé, de sorte qu’un envoi répété peut être reconnu sans que l’adresse elle-même existe dans la base de données.

Nous n’affichons pas les clés de fournisseur en clair dans les écrans de l’espace de travail, et les portails client ou partenaire n’appellent aucun modèle d’IA. Leurs utilisateurs ne voient que les dossiers que l’opérateur a choisi de publier ou partager.

Nous utilisons les renseignements personnels pour authentifier les personnes; exploiter et personnaliser l’espace de travail; fournir l’IA, la voix, l’automatisation et les services connectés; traiter les abonnements et le soutien; sécuriser la plateforme; appliquer les autorisations, limites d’utilisation et d’essai; et respecter les obligations juridiques, fiscales et comptables.

Nous tenons un journal afin que l’espace de travail puisse montrer ce qui a été tenté, approuvé et terminé, par qui et au moyen de quelle capacité. Nous ne vendons pas les renseignements personnels et ne les utilisons pas pour la publicité de tiers.

Les mots de passe sont hachés, jamais conservés en clair. Les secrets d’authentification et les codes de récupération sont chiffrés, et l’authentification à deux facteurs est obligatoire pour les opérateurs. Les identifiants des comptes connectés sont scellés en AES-256-GCM et tenus à l’écart des dossiers ordinaires, de sorte qu’une requête courante ne peut pas les lire. Les sessions utilisent des témoins que JavaScript ne peut pas lire et qui ne circulent qu’en HTTPS.

Les données de chaque espace de travail sont cloisonnées au niveau de la requête : chaque appel détermine qui demande à partir de la session, jamais à partir de ce qu’envoie un navigateur.

Les autorisations appliquées par le serveur, les approbations, les limites de débit et de taille de requête, les plafonds de dépenses de modèle, les notifications de paiement signées et le journal réduisent les actions non autorisées et les coûts incontrôlés. Aucune mesure de sécurité n’élimine tout risque.

Les dossiers d’affaires, conversations, souvenirs, approbations et journaux demeurent jusqu’à ce que vous les supprimiez ou fermiez le compte, sous réserve des contrôles propres à chaque fonction. Le journal d’activité est conservé pendant l’existence de l’espace de travail, puisqu’un registre que l’on peut réécrire discrètement n’est pas fiable.

À la fermeture d’un compte, les données actives de l’espace de travail sont supprimées dans les 30 jours, sauf les renseignements que nous devons conserver plus longtemps pour des obligations juridiques, de sécurité, fiscales, comptables, antifraude ou de règlement de litige. Les sauvegardes et systèmes des fournisseurs peuvent nécessiter un délai supplémentaire selon leur calendrier de conservation.

Les registres de paiement et de comptabilité peuvent être conservés pendant la durée exigée par la loi. Déconnecter un fournisseur met fin à l’accès futur; celui-ci peut conserver des renseignements selon ses propres conditions, et les dossiers déjà importés ou créés dans ARKEUS demeurent jusqu’à leur suppression.